箇条書きしてますか?
箇条書きってとても便利です。情報を整理して自分の頭に落とし込んだり、落とし込んだ情報をアウトプットしたりする場合に、筆者は必ず箇条書きを使用します。
箇条書きは「自分が情報を整理するため」と「相手にポイントを伝えるため」の2種類の活用法がありますよね? 目的別に箇条書きの書き方のコツを解説します。
箇条書きの様々な効果
箇条書きは非常に便利な形式で、様々な効果を発揮します。
- 物事の要点やポイントがまとめやすい
- 相手にも要旨が伝わりやすい
- 文章で表現するより箇条書きの方が、簡潔かつ簡単に書き出せる
要点やポイントがまとめやすい、というのがもっとも効果を発揮するところです。長々とした資料や文章は、よほどの文章力がない限り相手は飽きて途中で離脱します。企画書をA4用紙にまとめろ、というのも同じです。端的に短く、要点だけを伝えられるのがベストです。
箇条書きを使用することで、ポイントのみに絞って伝える効果が生まれます。
箇条書きの書き方は目的によって異なる
検索してみるといろいろと、箇条書きの書き方が出てきます。しかし……細かいルールなんて「どうでもいい」です。細かいルールを守って、箇条書きの「簡潔で簡単に書き出せる」という利点を捨てることはありません。
自分の考えやポイントを整理する箇条書き
主に資料としてアウトプットする考えをまとめたり、ブログで文章を書き出したりするときに使用します。小説のプロット、文章の構成やアウトライン(目次)のようなものです。
箇条書きでまとめてからアウトプットすると、驚くほどスムーズに進みます。
自分用の箇条書きなので、誤字脱字すら気にしないでOK。自分が理解できればOKです。
人に考えやポイントを伝える箇条書き
相手にポイントを伝えたいときにも、箇条書きはとても有効です。資料として要点をまとめたり、全体像をフローとして書き出したりする際には、箇条書きが効率的。
例えばこの記事は
- 箇条書きの効果
- 目的によって書き方が異なること
- どのように箇条書きを書くかのコツ
- 実際のライティングで、筆者が使用している方法
- まとめ
上記のような流れで書いています。箇条書きでまとめると「どこから読んだらいいのか」「どの部分が自分に必要なのか」が、非常に簡単に飲み込めます。
では次は、自分用と相手用の箇条書きのコツを解説します。
自分が使う箇条書きの書き方のコツ
自分の考えをまとめるための箇条書きに、形式は必要ありません。書いた後に読み直して、自分が理解できればそれでOK。
ただし、考えをまとめるためにいくつかコツがあります。
- ポイントとなる単語をまず書き出す
- その後に文章を肉付けする
- 箇条書きを見直して、順序を入れ替えてみる
上記の箇条書きで、まず最初に書き出した単語を赤字にしてみました。「単語を書く→肉付けする→入れ替える」がポイントです。後の文章は「自分が理解できる最低限のもの」だけでよいです。
単語にしてポイントのみに絞ることで、余計な部分が省かれます。そうするとアウトプットする資料も、意味や要旨が一貫した文章になります。
相手に伝える箇条書きの書き方のコツ
相手に伝えるための箇条書きは、文章で気をつけることとポイントが一緒です。
- 長々とした言い回し、難しい単語を使わない
- 主語と述語をできるだけ近くに置く
- オリジナリティよりメジャー感を大切に
ん? インデントがどうとか、句読点がどうとかはいらないのかって? そんなものを気にする必要はありません。見やすくて伝わりやすいことが正義であり、形式はそれを補助するためのものですから。
長々とした言い回し、難しい単語を使わない
「長々とした言い回し」「難しい単語」は、文章においても重要です。「簡潔に書くこと」で、要旨が相手に伝わりやすくなります。また必要のないカタカナ語や専門用語は、極力控えましょう。
- レジュメ
- アジェンダ
- エビデンス
- サステナビリティ
- ダイバーシティ
この手のカタカナ語は「使うとかっこいい」と思う人もいますが……文章にはクールさもかっこよさも必要ありません。伝わることこそ、文章における正義です。
主語と述語をできるだけ近くに置く
「主語と述語を近くにする」は、よくいわれる文章のコツです。実際の文章で、確かめてみましょう。
この部屋は隙間風が入り、冬だということもあってとても寒い。
この部屋はとても寒い。冬なのに、隙間風が入るからだ。
端的ですが「主語と述語を近づける」と、文章がわかりやすく、また短くなります。
オリジナリティよりメジャー感を大切に
メジャー感ってご存じですか? 王道っぽいもの、メジャーさ、認知されやすい感じ。いろいろな言い換えができます。
例えばカップラーメンや袋ラーメンですが、原色系の色がパッケージに使われていることが多いです。
受ける印象は「ギトギト」「派手」「目立つ」「ちょっと下品」「だから美味しそう」です。これがカップラーメンの「メジャー感」です。
カップラーメンのパッケージが逆に、「おしゃれでハイセンス」だったら「ん? なんか違う」となりますよね。メジャー感から外れているからです。
文章や箇条書きを書くときは、この「ああ、どっかで見たことある感」を大事にしましょう。その方が相手に、伝わりやすいですよ。つまり……独特の言い回しはNG。センスのかけらもない一般的な言い回しを使った方が、よいということです。
箇条書きライティングがおすすめ
筆者はウェブ制作と、ウェブライティングが主な仕事です。ライティングの仕事って「別に詳しくない分野」でも、書かなければならないときがあります。
詳しくない分野をライティングする場合、調べた情報を「自分の脳みそに落とし込む」ことが必要です。このときに箇条書きは、とても役に立ちます。
- Aについて情報を調べる
- Aの情報の中のaやb、c、dといった要素を箇条書きにする
- 一度断片化させた要素を、再構成してライティングする
情報をリライトし直すときなど、とても便利な手法です。なぜなら一度断片化させて再構築するので「オリジナルな文章になる」からです。
箇条書きの書き方まとめ
箇条書きは、とても便利な文章の手法の一つです。資料やブログ、ライティングするときにいろいろ活用できます。
箇条書きのもっとも大きな効果は、情報が整理できるということでしょう。文章として書き出すときにも、資料としてまとめるときにも大いに活用してください。
なお筆者はノートパソコンの横に、スマートフォンを置いてライティングします。Googleドキュメントをノートパソコンとスマートフォンで同時に開くと、リアルタイムで同期します。
つまり……
- ノートパソコンで必要な情報を検索して、URLをGoogleドキュメントにコピペ
- GoogleドキュメントのURLをスマートフォンでクリックして、情報元ページを開く
- スマートフォンでページを見ながら、ノートパソコンでGoogleドキュメントに箇条書きで情報を整理
- Googleドキュメントに整理した情報をスマートフォンで表示しつつ、ノートパソコンでライティング
- 以上を繰り返す
上記のような流れで、最近はライティングをしています。結構便利な手法ですから、皆さんも試してみてくださいね。